Los clientes con contrato pueden depositar los envíos adjuntando un albarán de entrega, en el que se contemplan una serie de descuentos en función del destino, volumen de envíos de cada depósito y grado de preparación, clasificación y presentación en la oficina.
Todos los albaranes deben grabarse en la aplicación IRIS, accediendo al menú Admisión >> Albaranes, y seleccionando el albarán que aporta el cliente.
La admisión de este tipo de productos debe hacerse de forma individualizada en la pantalla correspondiente de IRIS.
Seleccionando el tipo de franqueo (Pagado o Máquina de franquear), activándose los campos n° de contrato y cliente, es necesario introducirlos para imputar el importe de dicho envío al cliente. Este tipo de envíos no es necesario que vengan acompañados del correspondiente impreso de admisión M-11A o M-11i ya que se han de admitir con digitalización y al terminar la admisión se genera un formulario para el cliente, que si lo solicita se puede enviar a un email sin tener que imprimirlo.
Siempre se ha de verificar que el contenido del albarán coincide con las especificaciones definidas para cada producto y modalidad.
Cuando el volumen de envíos depositados por el cliente en ventanilla sea muy numeroso, sobre una muestra extraída al azar se realiza el control cualitativo de los envíos; estos se deben adaptar a las especificaciones definidas para cada producto y modalidad.
El control de los ámbitos de destino se hará mediante muestreos, utilizando la ayuda para verificar al que pertenece un determinado código postal. Cuando se detecten envíos de todos los ámbitos en cada uno de ellos y resulte imposible determinar cuántos pertenecen a cada grupo, los envíos se contabilizan todos como del ámbito D2.
El control cuantitativo se efectúa sobre cada uno de los ámbitos de destino y tramo de peso diferente.
Se comprueba que los grados de clasificación de cada ámbito de destino presentados por el cliente se corresponden con los detallados y que la rotulación se corresponde con el grado de clasificación.
En este caso se accede a la opción registro manual, y se trasladan los datos facilitados por el cliente a la pantalla de registro.
En la aplicación de IRIS, se selecciona Admisión>>Albaranes>>Admisión Manual.
En primer lugar ha de indicarse el n° de contrato y n° de cliente (la búsqueda puede realizarse rellenando uno cualquiera de los campos) y se pulsa "Buscar", aparecen los datos de cliente asociado, asimismo deben indicarse los datos de la entidad colaboradora caso de que exista.
Una vez cumplimentados los datos de la cabecera del Albarán, se procede a la introducción de los datos correspondientes al detalle de los envíos en el siguiente orden:
Si se presenta un cliente con albarán con nube de puntos se procede de la siguiente forma:
Número de contrato.
Número de cliente.
Cliente.
Entidad Colaboradora.
Fecha.
Tipo de franqueo y destino.
Producto.
Número de objetos que lo integran e importe del albarán.
Si no hay discrepancias de franqueo se pulsa el botón "Admitir". Una vez admitidos los envíos que están reflejados en el albarán se procede generar la etiqueta para adherir en el espacio del albarán reservado para la validación.
Estos albaranes se confeccionan con la herramienta "GANES" en ordenadores sin conexión con los servidores de Correos (no están registrados).
Si se presenta un cliente con albarán con código de barras se procede de la siguiente forma:
Si no hay discrepancias de franqueo se pulsa el botón "Admitir". Una vez que se admiten los envíos que están reflejados en el albarán se procede generar la etiqueta para adherir en el espacio del albarán reservado para la validación.
Estos albaranes se confeccionan en Mi Oficina (online), por lo que dicho albarán ya está registrado en los sistemas de Correos (es el único caso en que el albarán ya está registrado).
Esta opción es similar al registro Manual de albaranes, solo que, en este caso con ayuda de un albarán ya admitido (del mismo contrato, cliente, producto) el sistema completa los datos relativos al cliente y solo se tendría que actualizar los datos variables (N° de envíos, Tramos de peso, Ámbitos, etc.).
Para otros posibles errores aparece el mensaje:
En caso de errores del tipo "El saldo es negativo por más de 24 horas, La oficina de admisión no corresponde al Código de depósito de la máquina, La máquina no tiene el Código de depósito asociado" hay que ponerse en contacto con Finanzas, Servicios Centrales, Máquinas de Franquear, enviando correo electrónico a: maquinasdefranquear@correos.com.
Si el cliente opta por no realizar la admisión de los envíos, tanto si el albarán está con insuficiencia como si está con sobrefranqueo, se pulsa el botón "Cancelar" del mensaje de advertencia del sistema IRIS. También se procederá de la misma manera en caso que la incidencia impida continuar con la admisión.
Siempre que se modifique un albarán la aplicación informa de la necesidad de grabar la incidencia para que pueda ser admitido.
Se elige del desplegable una incidencia y se detalla, a continuación se admite generando nuevo albarán con las modificaciones, que se imprime por la impresora multifunción junto a la etiqueta a adherir en el espacio reservado para la validación.
Cuando se detecte insuficiencia de franqueo en el momento de la admisión, el cliente tiene que abonar el importe de la insuficiencia de cada uno de esos envíos, abonando el importe total de los mismos, bien mediante alguno de los medios de pago admitidos en oficina, bien mediante estampaciones complementarias de máquina de franquear.
Únicamente podrá completarse la insuficiencia de franqueo con sellos, si el cliente los trae ya adheridos en el envío o los aporta y adhiere en el envío en el momento de la admisión. La oficina NO puede completar la insuficiencia mediante la venta de sellos; sólo mediante los medios de pago admitidos en oficina.
Puede ocurrir que el cliente entregue los envíos en fecha posterior a la del albarán, para ello en el sistema IRIS se activará la opción "Estampación a cero" y "Fecha prevista de admisión". El check "estampación a cero" deberá ser seleccionado cuando se vaya a admitir un albarán cuyos envíos lleven estampaciones "Franqueo 0 Cambio de Fecha", por el hecho de haberse retrasado la presentación de los envíos en la admisión. Si no es así, no deja realizar la admisión.
El check de "estampación a cero" es opcional, pero una vez que se chequea es obligatorio introducir la fecha prevista de admisión.
Cuando se pulsa sobre el check "estampación a cero" aparece el mensaje "Debe introducir la fecha inicial en que estaba prevista la admisión para su correcta contabilización en el Sistema Control de Máquinas de Franquear".
Se admite el albarán pulsando sobre el botón "Admitir" y se genera la etiqueta para adherir al albarán en el espacio reservado para la validación. El cliente ha de entregar junto a los envíos dos ejemplares del albarán. Uno de ellos después de adherir la etiqueta en el espacio reservado para la validación sellado se le entrega como resguardo de la imposición.
Los productos registrados que se admiten con albarán en las oficinas postales NO se grabarán posteriormente de manera individual en IRIS, con el fin de no duplicar los datos estadísticos. Hay una excepción, cuando los envíos admitidos por albarán llevan el valor añadido reembolso; al pulsar admitir ese abre una pantalla en la que es necesario registrar de forma detallada los datos de los envíos. El hecho de grabar los datos de los envíos no duplica la estadística, se hace para poder hacer un seguimiento de los envíos desde la admisión y facilitar el control de los mismos en el resto de sistemas y procesos operativos.
El sistema permite realizar consultas de albaranes admitidos.
Para ello hay que ir a IRIS>>Gestión >>Mantenimiento >> Albaranes. En la pantalla que muestra IRIS se indican los criterios de búsqueda y se pulsa "Buscar". Para acceder al detalle de uno de los albaranes se selecciona y se pulsa el botón "Consultar".
En las oficinas que desde la Jefatura de Red se indique, se escanean los albaranes a través de la aplicación GESCAN, la imagen digitalizada del albarán se guarda en el gestor documental de Correos.
En albaranes manuales, los que hay que generar en IRIS, se debe informa del código de barras del albarán generado por IRIS y escanear el albarán que presenta el cliente junto al generado por IRIS. En albaranes que sólo contengan nube de puntos se debe informar del CODIRED de la Oficina.
El equipo de dirección de la Oficina es el responsable de comprobar que todos los albaranes se han escaneado. Se han de escanear el mismo día de la admisión o al día siguiente.